Auditen kan op vele manieren, maar waar moet een goede audit aan voldoen? Mensen zijn vaak zenuwachtig als hun organisatie aan een audit onderworpen wordt. Zal het allemaal goed gaan? Is alles echt op orde? Wie heb ik tegenover mij? Tevens moeten ze hun dagelijkse werk stilleggen om de vragen van de auditor te beantwoorden en te bewijzen dat de organisatie aan de gestelde normen voldoet. Auditoren worden daarom vaak gezien als boeman en voordat je de organisatie binnenstapt sta je dus al met 1-0 achter.

Persoonlijke klik levert meer auditresultaat op

Daarom is het belangrijk dat je een organisatie en de auditee aan het begin van de audit leert kennen en je investeert in het creëren van een klik. Vertel wat over jezelf, wat de doelstellingen zijn, wat jouw werkwijze is, toon interesse in de persoon die je tegenover je hebt en vraag vooral ook naar zijn of haar verwachtingen van de audit. Op deze manier stel je mensen op hun gemak, zullen zij zich makkelijker openstellen en durven zij ook zelf vragen te stellen. Hierdoor creëer je meer begrip en bereidheid om mee te werken. Als mensen iemand aardig vinden, staan zij meer open voor feedback en zullen ze minder snel in de verdediging schieten. Je doet immers liever moeite voor iemand die je aardig vindt, dan iemand die even binnen komt wandelen en vertelt wat er allemaal niet goed is in jouw organisatie. Een prettige houding motiveert mensen dus om aan de slag te gaan met de verbeterpunten en dit vergroot de kans op verbetering ten opzichte van de gestelde norm.

Ontwikkelingsgericht

Het is als auditor niet de bedoeling om als een politieagent door een organisatie te lopen en medewerkers op hun vingers te tikken of bureaucratie te creëren. Een goede auditor heeft een uitstekend waarnemingsvermogen, zoekt naar bewijzen van het goede, stelt open vragen, neemt representatieve steekproeven en houdt een spiegel voor. Als auditor geef je aan op welke punten de organisatie zich verder kan ontwikkelen en weet je de juiste vragen te stellen om de oplossingen uit de organisatie zelf te laten komen. Het verbeterpotentieel is net zo belangrijk als het voldoen aan de norm zelf. Audits zijn niet bedoeld om te controleren wat er nog niet goed gaat, maar om een bepaalde standaard te waarborgen. Met als uiteindelijke doel om deze standaard te verbeteren. Het vooruit helpen van een organisatie is dus een belangrijk onderdeel van de audit. Wij streven met CheQ daarom altijd naar audits die ontwikkelen.

Ook wanneer wij geen afwijkingen vinden ten aanzien van de norm is er feedback. Er is altijd ruimte voor groei en verbetering ook binnen de norm. Neem geen genoegen met een zesjescultuur in auditland. Een vinkje zetten en vervolgens je ogen sluiten is een gemiste kans op ontwikkeling. In welke mate voldoet een organisatie aan de norm en waar zit nog verbeterpotentieel. Een houding die de kwaliteit van de audit en de kwaliteit van de organisatie ten goede komt.


Wat vind jij? Mag je als auditor ook een adviserende rol vervullen? Of moet je daar ver van weg blijven?


#

Over de auteur:

Machiel Goudswaard, manager CheQ, heeft reeds meer dan 9 jaar auditervaring in verschillende branches. Hij is een expert in proces-, kwaliteit- en resultaataudits. Centraal in zijn werk voor klanten staat de ontwikkeling van organisaties. Hij voert gesprekken om de risico’s in de bedrijfsprocessen te doorgronden, meet vooraf of tijdens met hulp van interne auditoren en tot slot geeft hij prikkelende feedback om een organisatie een stap vooruit te laten maken. Meer weten? Klik hier of bel 06-11952688